Wir wurden von unserem Steuerberater angesprochen, dass Dolibarr aus seiner Sicht nicht den Grundsätzen der Ordnungsgemäßen Buchführung entspricht.
Dies führte er hauptsächlich darauf zurück, dass es möglich ist, Rechnungen nachträglich wieder zu öffnen und unter der gleichen Rechnungsnummer wieder zu speichern - Datensätze nach Abschluss also zu verändern. Konkretes Beispiel: Rechnung wird mit Betrag X an Kunde versendet, Kunde bezahlt vollen Betrag, Rechnung wird auf Betrag Y reduziert und die Differenz kann ohne Rechnung verbucht werden.
Da wir an dieser Stelle leider darauf angewiesen sind, die rechtlichen Grundlagen einzuhalten, wäre meine Frage ob hier jemand bereits etwas dazu weiß bzw. Erfahrung damit gemacht hat. Wir nutzen Dolibarr bereits seit längerer Zeit und würden ungern wechseln.
das Thema haben wir mit zwei größeren Mittelständlern, einigen kleineren Firmen und externen Steuerberatern besprochen.
Für einen war es nicht ganz ausreichend, für die anderen schon.
Eine GOB Zertifizierung für die Software ist quasi unmöglich, weil es immer auf die konkrete technische und
organisatorische Umsetzung (sprich RZ + Richtlinien) ankommt.
Die Software an sich ist in Deutschland also nicht zeritfizierbar - auch wenn viele Anbieter das behaupten.
Was diese Anbieter zertifiziert haben, ist eine konkrete (inhouse) Installation.
Aber: In Dolibarr gibt es das Modul ‚unveränderliche Archive‘ und damit können Rechnungen,
die einmal im Hauptbuch sind, auch nicht mehr nachträglich geändert werden.
Also ist Dolibarr dann auch nach deutschem Recht regelkonform.
Das Modul heißt „UNVERÄNDERLICHE ARCHIVE“ und ist unter „Einstellungen > Module/Anwendungen“ aktivierbar. Wenn man dort auf das Zahnrad klickt, kann man sich in einem Tab die „festgeschriebenen“ Rechnungsdaten etc. ansehen. Es werden aber nur die inhaltlichen Werte fixiert, nicht das PDF-Dokument selber. Da die archivierten Daten alle miteinander verkettet sind, lässt sich tatsächlich nachträglich nichts mehr unbemerkt ändern, auch nicht bei direktem Zugriff auf die Datenbank.
So wie es aussieht, kann standardmäßig die Rechnung dennoch erneut geöffnet und verändert werden, nur dass dann eben die geänderten Werte auch im unveränderlichen Log landen - unter derselben Rechnungsnummer, was nach GoBD natürlich nicht sein darf.
Es gibt aber noch zwei Systemvariablen, die gesetzt werden können (unter „Einstellungen > Erweiterte Einstellungen“):
INVOICE_CAN_NEVER_BE_REMOVED verhindert das Löschen auch der jüngsten Rechnung mit der höchsten Rechnungsnummer (ist sonst erlaubt, sofern mit der Rechnung nichts weiter passiert ist).
INVOICE_DISALLOW_REOPEN verhindert das erneute Öffnen und Ändern der Rechnung (s.o.) (ist ganz neu und erst ab Dolibarr 14.0.0 verfügbar).
Was fehlt, ist dann noch die revisionssichere Archivierung der PDF-Ausgangsrechnung als Handelsbrief, aber das ist ein anderes Thema und abgedeckt, sofern man das für seine E-Mails gesamtheitlich gelöst hat. Das ist ja ohnehin erforderlich, da ja auch eingehende E-Mails zu archivieren sind.
Hintergrund: Rechnungen werden immer auf Basis der aktuellen Thirdparty-Daten generiert. Nachdem eine Draft-Rechnung validiert wurde, wird ein PDF generiert. Nach Eingang der Zahlung wird das PDF neu generiert, um den Zahlungseingang auf der Rechnung auszuweisen. Wurden nach Rechnungsvalidierung und vor Zahlungseingang die Thirdparty-Daten geändert, werden diese in der neu generiert Rechnung verwendet.
Ergänzung: Das ganze hängt auch vom beabsichtigen Workflow ab. Bei einer automatischen Erstellung der Rechnung und Erfassung der Zahlung und anschließendem Versand der Rechnung sollte der bezahlte Betrag natürlich auf der Rechnung erfasst sein.
