Einordnung der Module für die Vereinsverwaltung
Für eine klassische Vereinsverwaltung sind einige dieser Module vermutlich nur eingeschränkt relevant, da sie ursprünglich stärker auf kaufmännische Abläufe, Angebote, Projekte und Abrechnungen ausgerichtet sind. Je nachdem, wie umfangreich der Verein wirtschaftlich tätig ist, Rechnungen stellt, Leistungen anbietet oder mit externen Dienstleistern arbeitet, können einzelne Module dennoch sinnvoll sein.
Eine Ausnahme ist insbesondere das PDF-Modul, das auch für Vereine einen direkten praktischen Nutzen haben kann.
RausBauPDF
Das PDF-Modul stellt zentral verwaltete PDF-Vorlagen für zahlreiche Dolibarr-Dokumentarten bereit, unter anderem für Angebote, Rechnungen, Aufträge, Verträge, Lieferungen, Projekte, Lieferantendokumente und weitere Belege.
Über eine zentrale Konfiguration können insbesondere das Erscheinungsbild und die Gestaltung der Dokumente angepasst werden, beispielsweise:
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Schriftarten und Schriftgestaltung
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Farben für Texte, Felder, Linien und Akzente
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Kopfbereich und Banner
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Fußzeilen
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Rahmen und Linien
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Seitenzahlen
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Signaturbereiche
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mehrsprachige Ausgabe
Damit lassen sich die erzeugten Dokumente relativ einfach an das Corporate Design bzw. Vereinsdesign anpassen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Gestaltung. Eine grundlegende Veränderung des strukturellen Aufbaus einer PDF-Vorlage ist über die normalen Moduleinstellungen nicht vorgesehen.
Gerade für einen Verein könnte das beispielsweise für ein einheitliches Erscheinungsbild von Rechnungen, Angeboten, Verträgen oder sonstigen Dokumenten interessant sein.
Mahnwesen
Wie wichtig ein eigenes Mahnwesen für einen Verein ist, hängt stark davon ab, ob und in welchem Umfang der Verein Rechnungen an Mitglieder, Kunden, Sponsoren oder andere Geschäftspartner stellt.
Das Modul geht deutlich über das einfache Versenden einer Mahnung hinaus. Es unterstützt einen vollständigen, nachvollziehbaren Mahnprozess mit:
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Zahlungserinnerung
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- Mahnung
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- Mahnung
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- Mahnung
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individuell einstellbaren Fristen
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eigenen Zahlungsfristen je Mahnstufe
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optionalen Mahngebühren
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Mahnhistorie je Rechnung
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eigenen E-Mail-Texten für jede Mahnstufe
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automatischer PDF-Erstellung
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E-Mail-Versand mit Mahnungs-PDF
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Übersicht über überfällige Rechnungen
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optionaler automatischer Erstellung fälliger Mahnungen über den Dolibarr-Cronjob
Für einen Verein mit nur wenigen Rechnungen dürfte dies eher überdimensioniert sein. Bei regelmäßigem Rechnungsverkehr – beispielsweise gegenüber Mitgliedern, Veranstaltern, Mietern, Sponsoren oder Kunden – kann die Automatisierung dagegen durchaus hilfreich sein.
Pos Optional (Angebot)
Das Modul erweitert normale Dolibarr-Angebote um optionale Angebotspositionen.
Bei der Erstellung eines Angebots kann festgelegt werden, welche Positionen verpflichtend und welche optional sind. Der Empfänger erhält einen sicheren Online-Link zu einer eigenen Angebotsseite und kann dort die gewünschten optionalen Leistungen auswählen.
Die Beträge werden dabei direkt und automatisch neu berechnet, sodass der Kunde unmittelbar sieht, wie sich seine Auswahl auf den Gesamtpreis auswirkt.
Anschließend kann das Angebot online angenommen oder abgelehnt werden. Für die Annahme stehen drei Signaturmöglichkeiten zur Verfügung:
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Texteingabe, bei der der Name als Signatur dargestellt wird,
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Upload einer Signaturgrafik,
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Freihand-Unterschrift, beispielsweise mit Maus, Touchscreen, Tablet oder Stift.
Nach der Annahme erfolgt eine finale Neuberechnung. Die Signatur sowie Name, E-Mail-Adresse und Annahmezeitpunkt können anschließend im finalen Angebots-PDF dokumentiert werden. Zusätzlich können Bestätigungsmails an den Kunden und einen internen Empfänger versendet werden.
Interessant ist außerdem, dass der sichere Online-Link auch für Angebote ohne optionale Positionen verwendet werden kann. Das Modul kann damit grundsätzlich auch als digitaler Angebotsannahme- und Signaturprozess genutzt werden.
Für die typische Vereinsverwaltung dürfte diese Funktion eher eine Nebenrolle spielen. Interessant könnte sie allerdings sein, wenn der Verein beispielsweise Veranstaltungen, Kurse, Dienstleistungen, Sponsoringpakete oder andere Leistungen mit verschiedenen Wahlmöglichkeiten anbietet.
Nachtrag
Das Modul Nachtrag funktioniert in Teilen ähnlich wie „Pos Optional“, ist jedoch auf nachträgliche Erweiterungen oder Änderungen bestehender kaufmännischer Vorgänge ausgerichtet.
Ein Nachtrag kann auf Grundlage eines bestehenden:
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Angebots,
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Auftrags oder
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einer Rechnung
erstellt werden.
Innerhalb des Nachtrags können sowohl verpflichtende als auch vom Kunden wählbare Positionen enthalten sein. Auf der öffentlichen Kundenseite können diese Positionen ausgewählt werden; Positions-, Abschnitts- und Gesamtsummen werden dabei unmittelbar aktualisiert.
Der Kunde kann den Nachtrag vollständig oder teilweise annehmen und ebenfalls über:
bestätigen.
Die akzeptierten Positionen können anschließend für die weitere Abrechnung übernommen werden. Das Modul unterstützt dabei die Übernahme der angenommenen Positionen in Rechnungen und dokumentiert die Annahme einschließlich Signatur in einem eigenen Nachtrags-PDF.
Zusammen mit RausBauPDF kann dafür das speziell angepasste PDF-Modell nachtrag_pos verwendet werden.
Für eine reine Vereinsverwaltung wird dieses Modul vermutlich selten benötigt. Relevant könnte es beispielsweise werden, wenn ein Verein umfangreichere Veranstaltungen, Projekte, Vermietungen, Dienstleistungen oder andere Leistungen durchführt, bei denen sich der vereinbarte Leistungsumfang nachträglich verändert.
DoliSync / NextcloudSync
Das Modul RausBau-DoliSync / NextcloudSync kann dagegen auch für einen Verein interessant sein, insbesondere wenn Dolibarr gemeinsam mit Nextcloud zur Dokumentenverwaltung oder zur Zusammenarbeit mit externen Personen eingesetzt wird.
Das Modul verbindet Dolibarr mit einer Nextcloud-Installation und kann Geschäftspartner, Kontakte, Projekte und zugehörige Dokumente strukturiert in Nextcloud abbilden.
Dabei können beispielsweise Dokumente wie:
an definierte Nextcloud-Ordner übertragen werden.
Für Kunden, Interessenten, Kontakte oder Lieferanten können bei Bedarf eigene externe Nextcloud-Benutzerkonten angelegt werden.
Ein wesentlicher Punkt ist dabei das Berechtigungsmodell: Für externe Benutzer kann jeweils ein eigener isolierter Teamordner angelegt werden. Dadurch soll ein externer Benutzer ausschließlich die für ihn bestimmten Ordner und Dokumente sehen und nicht auf die Daten anderer Kunden, Lieferanten oder Kontakte zugreifen können.
Die Ordnerstrukturen können im Administrationsbereich vorgegeben werden. Beispielsweise lassen sich für Kunden automatisch Bereiche wie:
Angebote → Aufträge → Dokumente/Bilder → Rechnungen
und für Projekte beispielsweise:
Vertrag → Planung → Dokumentation → Bilder → Abrechnung
anlegen.
Auch das Verhalten bei bereits vorhandenen Dateien lässt sich konfigurieren, beispielsweise:
Zusätzlich können Nextcloud-Kontakte mit einem festgelegten Adressbuch synchronisiert werden.
Wichtig: Das Modul hinterlegt bei der Benutzeranlage auch die E-Mail-Adresse des betreffenden Benutzers. Eine automatische Einladungs- oder Willkommensmail ist in der vorliegenden Modulbeschreibung jedoch nicht ausdrücklich als eigene DoliSync-Funktion dokumentiert und kann von der jeweiligen Nextcloud-Konfiguration abhängen.
Für einen Verein könnte DoliSync beispielsweise zur geschützten Dokumentenbereitstellung für Mitglieder, Partner, Dienstleister oder Projektbeteiligte interessant sein.
eRechnung und KoSIT Installer
Die Module RausBau eRechnung und RausBau KoSIT Installer gehören funktional zusammen.
Der KoSIT Installer übernimmt dabei die Installation, Aktualisierung und technische Pflege der lokalen Prüfwerkzeuge bzw. Validatoren. Das eigentliche eRechnung-Modul kümmert sich anschließend um Erzeugung, Prüfung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen.
Bei ausgehenden Rechnungen kann das Modul unter anderem:
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elektronische Rechnungen im XRechnung-/UBL-Umfeld erzeugen,
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Factur-X/ZUGFeRD-Rechnungen als Hybrid-PDF mit eingebetteter XML-Datei erzeugen,
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Rechnungsdaten vor der Erstellung überprüfen,
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die erzeugte E-Rechnung über den lokalen KoSIT-Validator validieren,
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den weiteren Versand bei Validierungsfehlern auf Wunsch blockieren.
Damit wird nicht lediglich ein normales Rechnungs-PDF erzeugt, sondern zusätzlich die für elektronische Rechnungsverarbeitung erforderliche strukturierte Rechnungsdatei.
Bei eingehenden E-Rechnungen kann eine dafür vorgesehene E-Mail-Adresse bzw. ein IMAP-Postfach eingerichtet werden. Das Modul kann dieses Postfach regelmäßig abrufen und eingehende:
verarbeiten.
Dabei werden unter anderem Dateityp, Rechnungsdaten, Summen, Lieferant, IBAN und mögliche Dubletten geprüft. Die eingegangene Rechnung kann anschließend als Entwurf einer Lieferantenrechnung in Dolibarr angelegt werden.
Wichtig ist dabei, dass das Modul eingehende Rechnungen nicht automatisch bucht, freigibt oder bezahlt. Die eigentliche Kontrolle und Freigabe bleibt beim Benutzer.
Zusätzlich existieren Archiv-, Quarantäne- und Auditfunktionen, um die Verarbeitung eingegangener E-Rechnungen nachvollziehbar zu halten.
Für Vereine kann gerade dieses Modul zunehmend interessant sein: Auch wenn ein Verein selbst nur wenige Rechnungen schreibt, kann der strukturierte Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen von Lieferanten, Dienstleistern oder öffentlichen Auftraggebern relevant sein.
Zusammenfassende Einschätzung
Für eine normale Vereinsverwaltung würde ich die Module ungefähr so gewichten:
Direkt interessant:
RausBauPDF – für einheitliche, an das Vereinsdesign angepasste Dokumente.
Je nach Organisation ebenfalls interessant:
DoliSync / NextcloudSync – wenn Nextcloud für Mitglieder, externe Partner, Dokumente oder Projekte eingesetzt wird.
eRechnung + KoSIT – wenn der Verein Rechnungen elektronisch empfangen oder selbst E-Rechnungen ausstellen muss.
Vom tatsächlichen Rechnungsaufkommen abhängig:
Mahnwesen – bei wenigen Rechnungen wahrscheinlich nicht erforderlich, bei regelmäßigem Forderungsmanagement jedoch sinnvoll.
Eher für spezielle Anwendungsfälle:
Pos Optional und Nachtrag – vor allem dann interessant, wenn der Verein Angebote, Veranstaltungen, Kurse, Vermietungen, Sponsoringpakete oder andere kostenpflichtige Leistungen mit Wahlmöglichkeiten bzw. nachträglichen Änderungen anbietet.
Gruß Scalar
