Liebe Dolibarr-Community,
ich möchte eine selbst entwickelte Lösung vorstellen, die wir für einen Verband im sozialen Bereich umgesetzt haben. Vielleicht ist sie für den einen oder anderen von euch interessant.
Die Idee
Der Verband bietet Fachberatungen für seine Mitglieder an. Nach jeder Beratung sollte automatisch ein PDF-Protokoll entstehen – mit Briefkopf, allen wichtigen Daten aus dem Termin und einer sauberen, professionellen Optik. Das Ganze sollte ohne manuellen Aufwand funktionieren.
Die Umsetzung
Die Lösung nutzt den Webhook in Dolibarr (ab Version 18.0 verfügbar). Sobald ein neuer Termin in der Agenda angelegt wird, wird ein eigenes PHP-Skript gestartet. Dieses Skript:
- liest die Termindaten aus (z.B. Titel, Datum, Ort, Teilnehmer, verknüpfte Einrichtung, Kontakte)
- ergänzt die Klarnamen von Teilnehmern, Einrichtungen und Kontakten über die Dolibarr-API und eine direkte Datenbankabfrage
- erstellt ein PDF im gewünschten Design mit TCPDF
- speichert das PDF direkt im Dokumentenmanagementsystem (ECM) von Dolibarr
Die Benutzer:innen können alle Protokolle über eine einfache Übersichtsseite einsehen und per Klick herunterladen – ohne FTP-Zugang.
Die Dateien
Die Lösung besteht aus wenigen Dateien, die im custom/-Ordner von Dolibarr liegen:
webhook_pdf.php– das Hauptskript für die PDF-Erstellungpdf_list.php– die Übersichtsseite für die Nutzerlogo.png– das Logo (optional)
Fazit
Die Lösung läuft seit kurzem produktiv und wird von den Berater:innen genutzt. Sie spart Zeit, sorgt für einheitliche Protokolle und macht die manuelle PDF-Erstellung überflüssig.
Falls jemand Fragen hat oder eine ähnliche Lösung benötigt – ich helfe gerne weiter!
Beste Grüße
Gerhard Peilstöcker
