Hi zusammen,
ich habe folgenden Fall:
Ich habe vor langer Zeit eine Rechnung ausgestellt und der Kunde schon bezahlt.
Leider hat sich auf meiner Rechnung ein Fehler eingeschlichen, welcher meinem Steuerberater aufgefallen ist.
Er meinte: Rechnung Stornieren und mit der alten Rechnungsnummer eine neue Rechnung anlegen die die korrigierten Werte enthält.
Frage 1: Ist das nicht sowas wie die Rechnungskorrektur (die aber nur für unbezahlte Rechnungen möglich ist)
Frage 2: Wie kann ich die Rechnungsnummer für eine neue Rechnung manuell festlegen? Und ist die gleiche Rechnungsnummer überhaupt zweimal möglich? Rein technisch in der Datenbank müsste es gehen, das Feld ist zumindest weder Primary Key noch Unique.
Hi,
2 gleiche Rechnungsnummern sollten auf keinen Fall vorkommen, da muss was gravieren falsch gelaufen sein, ich würde nicht Empfehlen an der Datenbank rumzuspielen, eher mal überprüfen ob noch mehr Fehler entstanden sind, der SQL Server läuft eigentlich sehr Zuverlässig, aber halte mal Lieber genaue Absprachen mit dem Steuerberater, nicht das die Komplette Buchhaltung vom Finanzamt verworfen wird.
Zur Frage 1
Einer der Doppelten Rechnungsnummer muss Storniert werden, so wie der Steuerberater es sagte, Problematisch wird es mit der Neuen Rechnung, Datum und Rechnungsnummern müssen Konform sein, Sprich, eine Neue Rechnungsnummer darf nicht in der Vergangenheit liegen.
Zur Frage 2
Rechnungsnummern laufen in Dolibarr meines Wissen Automatisch, nur so ist das Zuverlässig.
Hi @Plows, danke für deine Antwort!
Vielleicht hast du ja hierzu ein paar ideen:
In meinem Fall wurde ich für 2024 aus der Kleinunternehmen Regelung ausgegliedert, da ich 2023 über der Umsatzgrenze war. Allerdings hab ich erst kürzlich den Bescheid erhalten und möchte natürlich nicht auf den 19% USt sitzen bleiben. Meine Rechnungen von 2024 sind jedoch natürlich schon bezahlt… Einige meiner B2B-Kunden meinten sie würden das noch nachträglich zahlen, aber brauchen dann natürlich auch eine korrigierte Rechnung…
das ist eine klassische und wichtige Frage zur korrekten Buchhaltung. Dein Steuerberater hat recht – für eine bereits bezahlte Rechnung ist der von ihm beschriebene Weg der sauberste und gesetzeskonforme.
Hier die Antworten auf deine Fragen:
Frage 1: Ist das nicht sowas wie die Rechnungskorrektur?
Ja und Nein. Dolibarr hat eine Funktion „Rechnungskorrektur“ (oder „Storno & Ersatz“), die jedoch primär für unbezahlte Rechnungen gedacht ist. Sie erstellt eine identische, negative Rechnung (Gegenbuchung) und eine neue, korrigierte Rechnung.
Bei einer bezahlten Rechnung ist dieser Vorgang buchhalterisch nicht mehr sauber, da die ursprüngliche Rechnung ja bereits verbucht und ausgeglichen ist. Ein einfaches Korrigieren der alten Rechnung wäre ein No-Go, da es die Buchhaltung und die bereits erfolgte Zahlung durcheinanderbringt und die Historie verfälscht.
Der Weg deines Steuerberaters – eine Stornorechnung und eine neue, korrigierte Rechnung – ist der Standard:
Stornorechnung: Du erstellst eine identische Rechnung mit negativen Beträgen (oder verwendest die „Storno“-Funktion, falls verfügbar). Diese hebt die ursprüngliche, fehlerhafte Rechnung buchhalterisch auf.
Korrektur-Rechnung: Du erstellst eine komplett neue Rechnung mit den korrigierten Werten.
Frage 2: Wie kann ich die Rechnungsnummer manuell festlegen? Ist sie zweimal möglich?
Achtung: Von diesem Weg wird dringend abgeraten, und hier liegt ein Missverständnis vor.
Warum es keine gute Idee ist: Die Rechnungsnummer muss eindeutig sein. Wenn du die alte Nummer für die neue, korrigierte Rechnung verwendest, entstehen massive Probleme:
Verwirrung in der Buchhaltung: Welches Dokument ist nun gültig?
Das Finanzamt verlangt eine lückenlose, eindeutige Nummernfolge. Doppelte Nummern sind nicht zulässig.
In Dolibarr kann es zu Konflikten bei der Suche, bei PDFs und bei der Verknüpfung mit Zahlungen kommen.
Der korrekte Weg in der Praxis (und was dein Steuerberater meint):
Dein Steuerberater meint mit „mit der alten Rechnungsnummer“ vermutlich nicht die exakt gleiche Nummer, sondern eine abgeleitete, die den Bezug klarstellt. Die neue Rechnung bekommt eine neue, fortlaufende Nummer. Der Bezug zur stornierten Rechnung wird im Betreff oder im Titel der neuen Rechnung hergestellt, z.B.:
Betreff: „Korrektur der Rechnung Nr. R-2024-12345 vom 01.06.2024“
Oder im Feld für Kommentare/Anmerkungen.
Praktische Vorgehensweise in Dolibarr:
Stornorechnung erstellen:
Gehe zu deiner alten, fehlerhaften Rechnung.
Dort sollte es einen Button „Storno“ oder „Eine Stornorechnung erstellen“ geben. Falls nicht, kannst du die Rechnung duplizieren und alle Beträge manuell negativ eingeben (z.B. -100.00 statt 100.00). Der korrekte Status für diese Stornorechnung ist „Ersatz“.
Diese Stornorechnung erhält eine neue, eigene Nummer (z.B. R-2024-12345-S für Storno).
Korrektur-Rechnung erstellen:
Erstelle eine komplett neue Rechnung mit den korrigierten Werten.
Lasse Dolibarr eine neue, fortlaufende Nummer vergeben (z.B. R-2024-12346).
Trage im Betreff/Freitextfeld deutlich sichtbar ein: „Korrektur der Rechnung Nr. R-2024-12345“.
Fazit:
Folge der Empfehlung deines Steuerberaters, aber interpretiere sie buchhalterisch korrekt:
Storniere die alte Rechnung (durch eine Stornorechnung mit neuer Nummer).
Lege eine neue, korrigierte Rechnung mit einer neuen Nummer an und verweise darin textlich auf die Ursprungsrechnung.
So bleibt deine Buchführung in Dolibarr und gegenüber dem Finanzamt sauber, nachvollziehbar und regelkonform.
Wenn aus irgendeinem Grund der Steuerberater wortwörtlich genommen werden sollt - also gleiche Rechnungsnummer beibehalten geht das einfach per Rechnung „ÄNDERN“ (Button) und dann wieder freigeben. Die Rechnungsnummer wird dabei beibehalten allerdings keine Stornorechnung erzeugt.
Ahja, wurde vorher in Dollibar der Zahlungsausgleich gemacht, müsst zuerst die Zahlung storniert werden und dann erst kann man die Rechnung ändern.
Aber wie oben geschrieben: Wenn die Rechnung schon verbucht ist, ergibt das eine Diskrepanz zur Buchhaltung. Stornieren und eine neue Rechnung mit neuer RE-Nr. ist der saubere Weg.
