Import Kundendaten

Dolibarr anwenden
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Hallo!

Die Migration schreitet langsam voran und mittlerweile bin ich bei meiner Kundendatenbank gelandet. Der CSV-Export klappte soweit und ich möchte nun Dolibarr passend füttern.

Wenn ich es richtig verstanden habe, gibt es einmal den Firmeneintrag selbst und zu diesem Firmeneintrag dann beliebig viele Kontakte.

Meine Spalten sehen so aus:

Kd.-Nr.
R-Anrede
R-Vorname
R-Nachname
R-Unternehmen
R-Anschrift 1
R-Anschrift 2
R-Anschrift 3
R-Plz
R-Ort
R-Land
L-Anrede
L-Vorname
L-Nachname
L-Unternehmen
L-Anschrift 1
L-Anschrift 2
L-Anschrift 3
L-Plz
L-Ort
L-Land
E-Mail
Telefon
Telefax
USt.-IDNr.
Gutschriften
Werbung
Rechnungen
Sonstiges

”R” kennzeichnet Rechnungsadresse, “L” die Lieferadresse, das jeweilige Land wird im ISO2-Format gespeichert.

Ok, die Kundennummer ist kein Problem. Was mache ich aber mit der Anrede und Vor-/Nachnamen? Klar, bei Privatkunden setze ich die beiden als “Name des Geschäftspartners”, bei Unternehmen den Inhalt von R-Unternehmen. Soll ich bei Unternehmen dann einen Extrakontakt für den Vor-/Nach-Namen der Rechnungsadresse erstellen? Es kommt hier öfter vor, dass ich für Rechnungsfragen einen anderen Kontaktnamen habe als für die Lieferadresse. Wie handhabt Ihr das?

Die drei R-Adresszeilen fasse ich zu einem einzigen Eintrag mit Zeilenumbrüchen zusammen.

Danach packe ich dann noch Telefon, Fax, E-Mail und die USt-ID. in den Kundenkontakt.

Und die Lieferadresse kommt dann in einen separaten Kontakt zu diesem neuen Kundeneintrag?

Was mache ich mit der Spalte “Gutschriften”? Dort ist bisher einfach der entsprechende Euro-Betrag hinterlegt. Das muss vermutlich in eine Art Gutschrft gebucht werden?

Und ich habe noch weitere Pflichtfelder beim Kundenkontakt (Status, Lieferant usw.) - die kann man wohl beim Import nicht fest mit 0 oder 1 besetzen? Dann müsste ich wohl “dumme” Zusatzspalten einführen, die immer denselben Wert enthalten.

Viele Grüße soweit,
Christoph

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Hallo Christoph,

schau dir am besten mal die Beispiel Importdatei an.
Tools, Import, Geschäftspartner (die 2.) die hat am meisten Felder.

In Dolibarr sind Geschäftspartner hierarchisch angelegt. D.h. der Geschäftspartner ist das Unternehmen (Kunde,Lieferant,Interessent).
Nun kann jeder Geschäftspartner x beliebig viele Kontakte inne haben. Diesen Kontakten weißt man dann Rollen zu.

Firma “Musterfirma”

  1. Kontakt: Rechnungsanschrift mit der Rolle Rechnung
  2. Kontakt: Lieferanschrift mit der Rolle Lieferanschrift
  3. Kontakt: Andreas Angebot mit der Rolle Angebot
  4. Kontakt: Nina ……… Rolle ………….

Ist nun eine Privatperson der Geschäftspartner bietet sich an, Name und Nachname als Name des Geschäftspartners anzugeben und trotzdem nochmal als Kontakt anzulegen.
Damit habe ich bislang gute Erfahrungen gemacht. So ist es z.B. möglich gezielte E-Mail-Kamagnen durchzuführen und auch noch weitere Informationen zur Person aufzunehmen.
Nur als kleines Beispiel: die Standardsprache des Unternehmens welches dein Geschäftspartner ist könnte Englisch sein, aber beim Kontak für dich ist Deutsch hinterlegt.
Last but not least: Du kannst bei Geschäftspartnern und auch bei Kontakten problemlos weitere Felder hinzufügen. Diese stehen dann auch sofort für einen Massenupload bereit und werden sogar in der Beispieldatei angezeigt.

Falls du noch Unterstützung benötigst, einfach melden.
VG,
Kim

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Hallo,

auch wenn Ihr schon ein Plan für die Datenübernahme habt möchte ich gern mal einen kurzen Erfahrungsbericht zum Besten geben. Ich hatte versucht ein Massenimport für Geschäftspartner und Kontakte die sich teilweise pro Geschäftspartner doppeln, zu realisieren. Ich musste beim Massenimport die csv Dateien mit den Testkunden stark einkürzen, da Dolibarr mit zu vielen Einträgen nicht zurecht kommt, schon garnicht wenn ich sehr viel Spalten pro Geschäftspartner bzw. Kontakt habe. Das war alles sehr unbefriedigend und ich hätte fast hingeschmissen. Letztendlich habe ich mit einem KI Agenten eine API Anbindung gebaut und kann jetzt so viele Kunden, Geschäftspartner, einzelne Spalten oder irgendein belibiges Datenfeld manipulieren und ändern wie ich will. Egal ob einzelne Kunden oder für alle in einem Rutsch. Ich habe keine Ahnung von Programmierung oder den internen Aufbau von Dolibarr, aber ich hatte die API Anbindung in 2h fertig. Desweiteren konnte ich über die API Anbindung auch Rechnungs., und Angebotserstellung realisieren. Also einfach handschriftlich beim Kunden eine Rechnung skizieren und dann ein Foto davon in einen beliebigen Messenger wie z.B. Whatsapp, Signal usw. hochladen. Mein Bot macht daraus dann ein Angebot oder Rechnung in Dolibarr, verbucht es bei Bedarf in der Buchhaltung und schickt es gleich als Mail zum Kunden. Das funktioniert auch mit Geschäftspartnern. Visitenkarte fotografieren und wieder im Messenger hochladen. Danach ist der Kontakt angelegt und kann bei Bedarf weiterbearbeitet werden. Ich hab auch testweise eine Google Places API angebunden und die öffentlich zugänglichen Informationen gleich mit dem Kontakt abgeglichen. Das ist aber in Deutschland eine Grauzone und man muss aufpassen gesetzeskonform zu bleiben. Das klingt alles nach viel Arbeit und viel Hirnschmalz, aber ich kann euch sagen das ich keine Woche dafür gebraucht habe. Für alle die jetzt wieder mit der bösen KI kommen…………ich hab das alles nur testweise ausprobiert um zu sehen ob Dolibarr das richtige für mich ist. Nicht auszudenken wenn sich jemand mit viel mehr Backround mit der ganzen Sache beschäftigen würde.

In diesem Sinne………….

MfG Alexander.

ps: Wenn jemand Interesse an mehr Informationen hat, einfach eine pm schreiben

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Hallo Kim,

vielen Dank für den Vorschlag. Diese Idee hatee ich auch schon, war mir aber nicht sicher, ob Dolibarr die Rechnungsadresse auch wirklich aus dem Kontakt nehmen kann, oder ob es zwingend die Unternehmensadresse sein muss. Wenn das tatsächlich funktioniert, sorgt Deine Konfiguration natürlich für eine saubere Trennung.

Das mit den zusätzlichen Feldern hatte ich noch gar nicht gefunden - so etwas wäre natürlich gut für Kommentare etc.

Hi, Alexander!

Das mit der API-Schnittstelle hört sich auch interessant an. Ich werde später meine Shopbestellungen (das sind “technische” E-Mails mit allen nötigen Daten) ja irgendwie in Dolibarr-Aufträge transformieren müssen. Ich bin mir noch nicht ganz darüber im Klaren, ob ich das direkt über eine Schnittstelle oder ein eigenes Modul “Online-Shop Import” o.ä. machen soll.

Dass Du KI verwendest, finde ich gar nicht schlimm. KI erspart gerade bei Fleissarbeiten viel Zeit. Ich habe mittels KI meine komplette Webseitenumstellung vollzogen. Und da waren so hässliche Dinge wie Forenmigration etc. dabei. Ich kenne mich zwar recht gut in PHP usw. aus, aber viele kleine Konvertierungsskripte hab ich mit KI geschrieben. Das ist ja kein von außen zugänglicher Code und damit nicht kritisch. Er musste hier nur ein einziges Mal funktionieren und das hat er :slight_smile:

Vielleicht kannst Du ja etwas mehr dazu schreiben. Ich denke, ich bin nicht der einzige, der bei der Migration Hilfe gebrauchen kann.

Viele Grüße,

Christoph