Modul-Beratung für Ingenieurbüro (30 MA): Stundenkonto, Projekte & DATEV

[SFriedrich]

Hallo zusammen,

wir sind ein Ingenieurbüro aus Aachen und stecken gerade in der Ersteinrichtung von Dolibarr. Aktuell haben wir die Version 23 auf einem eigenen Ubuntu-Server aufgesetzt.

Bevor wir produktiv gehen, möchten wir sicherstellen, dass wir die richtigen Module für unsere Anforderungen wählen. Hier ist unser Profil:

· Unternehmensgröße: ca. 30 Mitarbeiter.

· Kernfokus: Dienstleistungen im Ingenieursbereich, projektbasierte Arbeit.

· Workflow: Wir verwalten Kunden, Projekte und detaillierte Aufgaben.

· Zeiterfassung: Unsere Mitarbeiter sollen ihre geleisteten Stunden direkt auf die Aufgaben in den Projekten buchen.

· Anforderung Stundenkonto: Wir benötigen eine Lösung für ein Arbeitszeitkonto. Die Differenz zwischen den auf Projekte gebuchten Stunden und der Sollarbeitszeit (z. B. 40h-Woche) soll als Saldo (Überstunden/Minusstunden) geführt werden.

· Urlaubsverwaltung (Kontingente): Es geht uns primär um die Verwaltung der Urlaubsansprüche. Wir benötigen eine Übersicht pro Mitarbeiter: Gesamtanspruch (inkl. Resturlaub aus Vorjahr), bereits genommener Urlaub und verbleibende Tage.

· Buchhaltung & Recht: Wir benötigen eine DATEV-Schnittstelle sowie die Unterstützung für E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung), die ab 2025/2026 relevant sind.

Meine Fragen an das Forum:

1. Welche Module (Standard oder externe Kaufmodule) empfehlt ihr für das Stundenkonto ?

2. Gibt es empfehlenswerte DATEV-Export-Module, die stabil laufen?

3. Welche Module sind für die E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) sinnvoll?

4. Haltet ihr den Start mit Version 23 für sinnvoll, oder gibt es bekannte Gründe (z. B. Modul-Verfügbarkeit), warum wir eher auf eine ältere Version setzen sollte?

5. Professionelle Unterstützung: Hier würden wir uns über eine ehrliche Einschätzung freuen: Ist die Konfiguration dieser spezifischen Anforderungen (insb. Stundenkonto-Logik und DATEV) für ein Team mit IT-Kenntnissen (Ubuntu/SQL vorhanden) allein machbar? Oder ist die Fehlerquote bei der Ersteinrichtung so hoch, dass man zwingend einen professionellen Dolibarr-Consultant hinzuziehen sollte?

Wir freuen uns über eure Erfahrungen und Einschätzungen!

Grüße
Stefan

[Jan]

Hallo Stefan,

1. hierzu kann ich nicht viel sagen, da wir die Zeiterfassung mit einer anderen Software lösen

2. Accounting Export DATEV-Format

3. XRechnung Export - mit Konformitätsprüfung

4. ich würde auch die aktuellste Version verwenden. Gepflegte Module laufen auf den aktuellen Version und nicht weiter entwickelte Module braucht man eh nicht

5. Ich persönlich würde professionelle Unterstützung dazu nehmen. Dolibarr ist doch sehr umfangreich und kann gerade beim Einstieg sonst sehr viel Einarbeitungszeit benötigen.

LG
Jan

[Kim_KW1975]

Hallo Stefan,

habe dich auch direkt noch angeschrieben, hier meine Meinung zu einigen Punkten.

Dolibarr kann sehr gut Projekte verwalten. Sie sind der Sammelkorb für eine große Anzahl an unterschiedlichen Aktionen. Unter anderem lassen sich pro Projekt verschiedene Aufgaben/Tasks anlegen und User damit verknüpfen.
Ist ein User mit einem Task verknüpft kann er direkt auf diesen Task Zeiten erfassen.

Es ist auch kein Problem eine Übersicht pro User mit den aufgewendeten Zeiten zu bekommen.

Einen schönen Bericht, mit Vergleich zu einer Soll-Stundenzeit gibt es meines Wissens nach nicht.
Aber das wäre relativ leicht zu erstellen. → hier könnte ich unterstützen.

Für den Bereich der Projekte habe ich bereits ein Modul erstellt mit dem man sich Templates (Abfolgen von Tasks) erstellen kann und diese auf Projekte anwenden kann. → immense Erleichterung, wenn man wiederholende Schritte bei unterschiedlichen Projekten hat.

Urlaubsplanung, Konto usw. ist pro User bereits im HR Modul vorhanden. User beantragt im System, Vorgesetzter gibt frei und hat jederzeit den Überblick.

DATEV und E-Rechnung → dafür gibt es eine Auswahl externer Modulen. Viel kann ich dazu nicht sagen. In 2-3 Monaten könnte ich mehr Auskunft geben. Momentan betreue ich ein Unternehmen, etwa der selben Größe. Mit ziemlich genau denselben Anforderungen.

Zu den nummerierten Fragen:

1. Standard HR Modul und etwas Zusätzliches, um Berichte zu bekommen.
   Die meisten Module im Dolistore zielen darauf ab, die Arbeitszeit zu erfassen. Aber das macht Ihr über die Projekte.

2/3. Da gibt es bessere Experten, aber wie schon geschrieben. In 2 Monaten kann ich dir Erfahrungsberichte zu 2 Modulen liefern.

4. NIE eine X.0.0 produktiv verwenden und zuerst die Bugfixes abwarten.
   Auf jeden Fall würde ich ein Testsystem empfehlen. „Was passiert, wenn ich da klicke oder den Schalter umlege?“ Da ihr bereits einen Server aufgesetzt habt, könnte das mitlaufen.

5. „professionelle“ Unterstützung.
Es macht auf jeden Fall Sinn, wenn ihr am Anfang jemanden habt der Dolibarr zu nutzen weiß.
Eure PDF Dateien anpassen kann und evlt. beim Import von Stammdaten hilft.

Nur weil jemand SaaS anbietet oder „Systemhaus“ ist, heißt das leider noch lange nicht das man dort auf Kompetenz trifft. Es gibt sehr gute und leider auch unterirdische Anbieter.

Du schreibst Ihr habt im Team SQL Kenntnisse → das hilft wirklich weiter. Verstehen wie die Datenbank tickt und wie die Tabellen miteinander verknüpft sind. Meiner Meinung nach das Wichtigste!

Eine intensive Einarbeitung ist so oder so nötig. Aber bei 30 Usern finden sich sicher 2-3 Power User.

Bei Fragen melden. Hier im Forum gibt es tolle Unterstützung.

Viele Grüße,
Kim

[SFriedrich]

Hallo Jan,

Danke für deine hilfreiche Antwort.
Wir haben tatsächlich auch schon diverse Angebote für eine professionelle Unterstützung bekommen.

Freundliche Grüße
Stefan

[priojk]

Hallo Stefan,

kurz zur Einschätzung: In Dolibarr sind alle Informationen frei verfügbar. Wenn man über ein Testsystem verfügt und die nötige Zeit und Motivation hat, kann man sich intensiv mit den Funktionen vertraut machen und die eigenen Abläufe entsprechend durchspielen. Es ist grundsätzlich möglich, sich selbst alles Notwendige zu erarbeiten. Andererseits erfordert das seine Zeit, so dass es am Ende oft wirtschaftlich günstiger sein wird, kompetente Unterstützung zu suchen. Insbesondere hilft das, alle Möglichkeiten auszuschöpfen und grundlegende Fehler zu vermeiden. - Es ist ein bisschen wie z.B. mit dem Steuerberater…

Bezüglich professioneller Dienstleister erlaube ich mir, ergänzend auf folgende Liste der Dolibarr Association hinzuweisen: Dolibarr Support

Auf jeden Fall willkommen in der Dolibarr-Community und viel Erfolg!

Joachim