Projekt-Erfahrungsbericht – Offline-Datenerfassung im Außendienst automatisch an Dolibarr anbinden

Dolibarr anwenden
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Projekt-Erfahrungsbericht – Offline-Datenerfassung im Außendienst automatisch an Dolibarr anbinden

Hallo zusammen,

ich möchte einen Projekt-Steckbrief zu einer kürzlich umgesetzten Integration teilen. Sie zeigt, wie sich eine offline-fähige mobile Datenerfassung automatisch mit Dolibarr verbinden lässt – ganz ohne manuelle Übertragung oder doppelte Dateneingabe.

:pushpin: Kurzbeschreibung

Servicemitarbeiter erfassen Daten vor Ort in einer mobilen App (offline-fähig). Sobald wieder Internet verfügbar ist, werden die Daten automatisch an ein Middleware-Script übergeben, das sie per Dolibarr-REST-API in die entsprechenden Serviceaufträge (Interventionen) schreibt.

:bullseye: Auslöser / Anforderung

In vielen Einsatzgebieten – egal ob Technikräume, Baustellen, Außenanlagen oder abgelegene Standorte – gibt es keine stabile Internetverbindung. Die Mitarbeiter benötigen eine offline-fähige Lösung, um ihre Prüfprotokolle, Messwerte oder Checklisten direkt vor Ort digital erfassen zu können.

Die gesammelten Daten sollen später ohne manuelle Nacharbeit automatisch im zentralen ERP-System (Dolibarr) landen – vollständig, nachvollziehbar und fehlerfrei.

:building_construction: Realisierte Lösung

  • Frontend: Mobile App (z.B. PWA) mit Offline-Fähigkeit zur Datenerfassung
  • Backend: REST-API (z.B. WordPress) zur Bereitstellung der erfassten Einträge
  • Middleware: Ein eigenes PHP-Script (Cronjob-gesteuert) ruft neue Einträge ab, mapped sie 1:1 und sendet sie per Dolibarr-REST-API (PUT) an die passenden Serviceaufträge
  • Zielsystem: Dolibarr (als zentrale ERP-/CRM-Plattform)

:wrench: Technische Kernpunkte

  • Die Datenübergabe erfolgt per JSON-Payload über die Dolibarr-REST-API
  • Individuelle Felder werden über Extrafields (array_options) in Dolibarr abgebildet – damit können beliebig viele anlagenspezifische oder auftragsspezifische Attribute übertragen werden
  • Eine robuste Fehlerbehandlung mit Logging und einer „processed-IDs“-Liste verhindert Doppelverarbeitungen
  • Der Abruf und die Übertragung laufen vollautomatisch per Cronjob – kein manueller Eingriff nötig
  • Die Suche nach dem passenden Auftrag in Dolibarr erfolgt über die API anhand einer eindeutigen Referenz

:counterclockwise_arrows_button: Workflow im Überblick

  1. Mitarbeiter erfasst Daten offline in der mobilen App
  2. Bei wiederhergestellter Verbindung werden die Daten an die Zwischen-API gesendet
  3. Das Cronjob-Script holt neue Einträge ab
  4. Es sucht den passenden Dolibarr-Auftrag per API
  5. Alle Felder werden gemappt und per PUT-Request an Dolibarr übergeben
  6. Dolibarr ist aktualisiert – alle Daten liegen zentral vor

:bar_chart: Fazit

Die Kombination aus offline-fähiger mobiler Erfassung und automatischer Dolibarr-API-Integration spart erhebliche manuelle Übertragungsarbeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für eine lückenlose, zeitnahe Dokumentation im zentralen System.

Der Ansatz ist branchenunabhängig einsetzbar – überall dort, wo Außendienstmitarbeiter unterwegs sind und Daten erfassen, die später in Dolibarr verfügbar sein müssen.

Vielleicht hilft der Steckbrief dem einen oder anderen weiter, der ähnliche Herausforderungen hat – sei es im Service, im Handwerk, in der Logistik oder einer anderen Branche.

Bei Fragen zu Details stehe ich gern zur Verfügung.

Viele Grüße
Gerhard

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